Juridisch

Privacyverklaring

Versie 1.1 — Laatste update: 8 september 2026

1. Verantwoordelijke

Deze privacyverklaring geldt voor de website www.hallodok.be en de webapplicatie van HalloDok.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

HalloDok BV
Oudestraat 48/B, 3510 Hasselt, België
Ondernemingsnummer: BE 1041.760.006
E-mail: privacy@hallodok.be

Wanneer een zorgpraktijk of andere professionele klant (“Klant”) gebruikmaakt van de HalloDok-dienst, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van bellers en patiënten. HalloDok treedt in dat geval op als verwerker in de zin van artikel 28 GDPR. De afspraken hierover zijn vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.

2. Soorten persoonsgegevens

2.1 Via de website hallodok.be

Wanneer je contact opneemt via een formulier of per e-mail, verwerken we:

• Naam
• E-mailadres
• Berichtinhoud

Daarnaast registreert onze hostingomgeving standaard technische informatie (IP-adres, browsertype, bezochte pagina's) voor basale bezoekersstatistieken.

2.2 Via de HalloDok-applicatie

Wanneer een Klant (zorgpraktijk, arts, groepspraktijk) gebruikmaakt van HalloDok, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Klantgegevens: naam, e-mailadres, praktijkgegevens, inloggegevens (versleuteld wachtwoord)
• Gegevens van bellers/patiënten: naam, telefoonnummer, geboortedatum, inhoud van het telefoongesprek, reden van oproep, prioriteitsniveau
• Sms-gegevens: telefoonnummer, verzendtijdstip, berichtinhoud (functionele tekst, geen identiteits- of gezondheidsgegevens), afleverstatus, opt-out-status
• Transcripties en samenvattingen: spraak-naar-teksttranscripties, gestructureerde intakegegevens, tickets
• Configuratiegegevens: openingsuren, artsennamen, scenario-instellingen
• Technische gegevens: oproepmetadata, technische logs, inlogmomenten, apparaat- en browserinfo

2.3 Geen medische triage

HalloDok verricht geen medische triage, neemt geen medische beslissingen en is niet gekoppeld aan een medisch dossier of elektronisch patiëntendossier. HalloDok wordt uitsluitend gebruikt voor telefonische intake, gespreksstructurering en administratieve opvolging van oproepen. Een beller kan in een gesprek spontaan informatie meedelen die betrekking heeft op gezondheid. Voor zover dergelijke gegevens voorkomen, verwerkt HalloDok die uitsluitend technisch en zonder eigen beoordeling of medische interpretatie.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• contact- en informatieaanvragen te beantwoorden
• accounts aan te maken en onze diensten te verlenen aan Klanten
• inkomende oproepen van patiënten of andere bellers geautomatiseerd te ontvangen en te verwerken
• spraak-naar-tekst en tekst-naar-spraak mogelijk te maken
• transcripties op te bouwen en gestructureerde intakegegevens te extraheren
• oproepen te classificeren en tickets aan te maken in het dashboard van de Klant
• patiënten die zelf voorafgaand telefonisch contact opnamen, functioneel te informeren via sms (bv. bevestiging, herinnering of voorschrift-opvolging), met een opt-out-mogelijkheid
• technische ondersteuning, beveiliging, foutopsporing en betrouwbaarheid van het platform te waarborgen

4. Rechtsgrond van de verwerking

Voor zover bij een oproep bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) worden verwerkt, is de Klant als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke regelgeving, met inbegrip van een passende rechtsgrond.

5. Verwerkers en opslag

Wij maken uitsluitend gebruik van leveranciers die voldoen aan de Europese privacywetgeving (GDPR). Waar leveranciers buiten de EU gevestigd zijn, worden passende waarborgen toegepast, zoals het EU–VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Er worden geen gegevens gedeeld met andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht is. Een actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar in de verwerkersovereenkomst of op verzoek.

6. SMS-communicatie

Wanneer een patiënt telefonisch contact opneemt met de praktijk van de Klant, kan de praktijk via HalloDok een functioneel sms-bericht laten versturen naar het bij haar gekende telefoonnummer van die patiënt (bijvoorbeeld ter bevestiging, herinnering of opvolging van een voorschrift of afspraak). Sms wordt uitsluitend verstuurd naar telefoonnummers die al bekend zijn doordat de patiënt zelf voorafgaand belde; sms wordt niet gebruikt voor marketing of ongevraagde communicatie.

De inhoud van de sms zelf bevat geen identiteits- of gezondheidsgegevens. Het gegeven dat een telefoonnummer gekend is als patiënt bij een specifieke (huisartsen)praktijk, kan op zich echter al een gevoelig gegeven zijn — het wijst op een bezoek aan een zorgverlener. HalloDok en de Klant behandelen dit gegeven met dezelfde zorgvuldigheid als andere patiëntgegevens.

Rechtsgrond: de uitvoering van de behandelingsovereenkomst tussen de patiënt en de Klant, dan wel het gerechtvaardigd belang van de Klant bij een correcte opvolging van zorgvragen (art. 6.1.b resp. f AVG). Deze rechtsgrond heeft betrekking op het feit dat een nummer een sms ontvangt naar aanleiding van een zorgcontact; de sms-inhoud zelf bevat geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG.

Ontvangers: voor het verzenden van sms maakt HalloDok gebruik van Telnyx als subverwerker (zie sectie 5). Sms-verzending via Telnyx verloopt via EU-infrastructuur; er is voor dit gegevensverkeer dan ook geen doorgifte buiten de EER.

Bewaartermijn: gegevens over verzonden sms-berichten (telefoonnummer, tijdstip, afleverstatus, opt-out-status) worden bewaard gedurende maximaal 12 maanden, in lijn met de bewaartermijn van tickets en samenvattingen (zie sectie 8).

Recht van verzet: elke sms bevat de mogelijkheid om af te melden via STOP. Een STOP-verzoek wordt door Telnyx afgedwongen op het niveau van het telefoonnummer, en dus niet enkel voor communicatie vanuit één specifieke praktijk: een patiënt die STOP stuurt, ontvangt in de regel geen sms-berichten meer via HalloDok op dat nummer, ongeacht de praktijk. Je kan je rechten hieromtrent ook uitoefenen via privacy@hallodok.be. Klachten kan je indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie sectie 10).

7. Doorgifte buiten de EU

HalloDok streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte te verwerken en op te slaan. Voor bepaalde onderdelen van de dienst, in het bijzonder cloudinfrastructuur of AI-verwerking, kan doorgifte naar of toegang vanuit derde landen niet volledig worden uitgesloten. In dat geval zorgt HalloDok ervoor dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig hoofdstuk V GDPR, zoals standaardcontractbepalingen of een ander geldig doorgiftemechanisme.

8. Bewaartermijnen

• Ruwe real-time audiostreams: niet structureel opgeslagen, behoudens tijdelijke technische buffering tijdens het gesprek
• Transcripties van gesprekken: maximaal 12 maanden na het gesprek
• Tickets en samenvattingen in het dashboard: maximaal 12 maanden na aanmaak
• Sms-verzendlogs (telefoonnummer, tijdstip, afleverstatus, opt-out-status): maximaal 12 maanden
• Technische logs: maximaal 90 dagen
• Back-ups: maximaal 35 dagen
• Contactaanvragen via de website: maximaal 1 jaar

Bij beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens gewist of terugbezorgd aan de Klant, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS) voor data tijdens transport
• beveiligde netwerkcommunicatie tussen alle componenten
• beperkte en gecontroleerde toegangsrechten
• authenticatie en autorisatie voor toegang tot het dashboard en de databank
• logging en monitoring van de infrastructuur
• regelmatige beveiligingsupdates van servers, containers en afhankelijkheden
• organisatorische maatregelen om toegang te beperken tot personen die deze nodig hebben

10. Rechten van betrokkenen

Je hebt steeds het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• verwerking te laten beperken of bezwaar te maken
• je gegevens te laten overdragen aan een andere partij

Je kunt deze rechten uitoefenen via privacy@hallodok.be. Wij reageren binnen 30 dagen op elk verzoek.

Indien HalloDok optreedt als verwerker (bij gegevens van bellers/patiënten), zullen wij dergelijke verzoeken doorsturen naar de betrokken Klant, die als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de afhandeling.

Ben je niet tevreden over onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Cookies

HalloDok gebruikt geen marketing- of advertentiecookies. Wij plaatsen twee soorten cookies:

Analytische cookies worden pas geplaatst nadat je hiervoor toestemming geeft via de cookiebanner. Zolang je geen keuze maakt of weigert, wordt Google Analytics niet geladen en vertrekt er geen enkel verzoek naar Google. Je toestemming geldt twaalf maanden; daarna vragen we het opnieuw. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de reeds geplaatste Google Analytics-cookies.

Google Analytics wordt geleverd door Google Ireland Limited. Bij een doorgifte naar de Verenigde Staten steunt Google zich op het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Google.

Daarnaast gebruiken wij Vercel Analytics voor anonieme bezoekersstatistieken. Deze dienst werkt zonder cookies en zonder persoonsgegevens, en vereist daarom geen toestemming.

12. Wijzigingen

HalloDok BV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.hallodok.be.