Telesecretariaat of AI-telefoonassistent?
Zoekt u een alternatief voor een telesecretariaat, of een aanvulling? Een telefonist die namens uw praktijk opneemt, of een AI-assistent die dat doet. Waar is elk goed in, wat kost het, en waarom is de beste keuze voor veel praktijken een combinatie van beide?
Kort samengevat
- Een telesecretariaat is sterk in persoonlijk contact en ingewikkelde gesprekken. Een AI-telefoonassistent is sterk in elke oproep snel en gestructureerd opvangen.
- Ook in prijs verschillen ze: bij een telesecretariaat betaalt u meestal per oproep, bij een AI-assistent een vast maandbedrag.
- Veel praktijken halen het meest uit een combinatie: AI voor de pieken en voor vragen die toch een to-do worden, zoals voorschriften en uitslagen, en mensen voor de gesprekken die een mens vragen.
Wat doet een medisch telesecretariaat?
Bij een telesecretariaat neemt een getrainde telefonist op namens uw praktijk. Die kent uw werkwijze, beheert vaak uw online agenda, plant afspraken in en geeft berichten door. Afhankelijk van de aanbieder maakt de telefonist ook een eerste inschatting van de dringendheid, volgens een vast protocol.
De grote sterkte is de menselijke stem. Een ongeruste ouder, een verwarde oudere patiënt of een gesprek dat anders loopt dan verwacht: een ervaren telefonist vangt dat op. Voor veel praktijken is een telesecretariaat al jaren de manier om bereikbaar te blijven tijdens consultaties en huisbezoeken.
Tegelijk handelt een telesecretariaat lang niet elke vraag zelf af. Belt een patiënt voor een herhaalvoorschrift, om een testuitslag te bespreken of met een vraag voor de arts, dan noteert de telefonist die en zet ze als to-do klaar voor de praktijk. De opvolging gebeurt daarna toch door uw team.
Het alternatief: een AI-telefoonassistent
Een AI-telefoonassistent zoals HalloDok neemt op wanneer uw team niet kan. Patiënten bellen gewoon naar het vertrouwde praktijknummer. De assistent vraagt naam, geboortedatum, reden en voorkeurarts, en zet elke oproep als ticket klaar in een werklijst. Eenvoudige, vooraf afgesproken afspraaktypes plant hij zelf in.
De sterkte zit in snelheid en structuur. Elke oproep wordt op dezelfde manier opgevangen, uw team ziet meteen wie belde en waarom, en niemand hoeft voicemails af te luisteren. Wat de assistent bewust niet doet, is medische triage: de beoordeling blijft bij de praktijk. Klinkt een oproep dringend, dan schakelt hij meteen door naar iemand van de praktijk. Bij een ingewikkelde vraag maakt hij een ticket aan, zodat iemand van uw team terugbelt.
Naast elkaar
| Kenmerk | Telesecretariaat | AI-telefoonassistent |
|---|---|---|
| Wie neemt op | Een getrainde telefonist, namens uw praktijk. | Een AI-assistent, namens uw praktijk. |
| Sterk in | Persoonlijk contact, emotionele of ingewikkelde gesprekken. | Elke oproep snel opvangen, met telkens dezelfde gestructureerde intake. |
| Wat u ontvangt | Een bericht, mail of afspraak in uw agenda. | Een ticket in de werklijst met naam, geboortedatum, reden, voorkeurarts en urgentie. |
| Afspraken | Beheert vaak uw online agenda. | Plant eenvoudige, vooraf afgesproken afspraaktypes zelf in. |
| Dringendheid | Sommige aanbieders maken een eerste inschatting volgens protocol. | Geen medische triage, maar een dringende oproep schakelt hij meteen door naar de praktijk. |
| Talen | Afhankelijk van wie er die dag opneemt. | Schakelt over naar onder meer Frans, Engels, Duits, Italiaans, Turks en Arabisch. |
| Prijsmodel | Basisbedrag met een aantal oproepen, daarboven betaalt u per oproep. | Vast maandbedrag, afhankelijk van het aantal oproepen. |
Wat kost het?
Telesecretariaten werken meestal met een basisabonnement waarin een aantal oproepen is inbegrepen. Publiek gecommuniceerde instapformules starten rond €100 à €135 per maand (incl. btw) voor zo'n 25 tot 50 oproepen. Daarboven betaalt u per oproep, vaak €1,60 à €2,30. Grotere pakketten verlagen die prijs, maar het principe blijft: hoe meer er gebeld wordt, hoe meer u betaalt.
Een AI-telefoonassistent rekent anders. Bij HalloDok betaalt u een vast maandbedrag, afhankelijk van het aantal oproepen: €150 tot 500 oproepen, €275 tot 1.000 en €475 tot 2.000 (excl. btw), plus een eenmalige opstartbijdrage van €250. In de kleinste formule is dat ongeveer €0,30 per oproep.
Die cijfers zijn niet helemaal één op één te vergelijken. Een telefonist besteedt meer tijd per gesprek en kan meer opvangen dan een ticket. Maar voor een praktijk met enkele honderden oproepen per maand loopt het verschil snel op tot honderden euro's per maand. En wie als startende huisarts nog een Impulseo-tegemoetkoming voor het telesecretariaat kreeg, verliest die na 2026. Lees wat de afschaffing van Impulseo betekent.
Samenwerken in plaats van kiezen
De vraag is voor veel praktijken niet óf, maar hoe u ze laat samenwerken. Dat kan op twee manieren: per moment van de dag, of per type vraag.
Per moment van de dag
De meeste oproepen komen niet gelijkmatig over de dag binnen. Wie de pieken en de momenten zonder bezetting door een AI-assistent laat opvangen, houdt de mensen vrij voor de gesprekken die een mens vragen. Zo kan een dag eruitzien:
- 08:00–10:00Ochtendpiek
Uw team neemt op. Wat blijft overgaan, schakelt door naar HalloDok.
- 10:00–12:00Voormiddag
Eigen secretariaat of telesecretariaat.
- 12:00–13:30Middag
HalloDok neemt op. Na de pauze staan de tickets klaar.
- 13:30–17:00Namiddag
Eigen secretariaat of telesecretariaat.
- 17:00–19:00Avond
Niet-dringende vragen komen als ticket binnen voor de volgende ochtend.
Technisch is dat eenvoudig: uw telefonie kan doorschakelen bij bezet, na een aantal keer overgaan of op vaste uren. Wie een telesecretariaat heeft, kan het daar gewoon naast houden. Een bijkomend voordeel: de oproepen die u boven uw pakket zou betalen, vallen net op die piekmomenten.
Per type vraag
Voor een voorschrift, een testuitslag of een terugbelvraag maakt een telesecretariaat ook een to-do. Net die vragen kan een AI-assistent even goed opvangen, en hij zet ze meteen gestructureerd in uw werklijst. Met een keuzemenu bij het begin van de oproep verdeelt u ze:
- Herhaalvoorschriften
- Een testuitslag bespreken
- Terugbelvragen voor de arts
- Administratieve vragen
- Afspraken in uw agenda
- Gesprekken die een menselijke stem vragen
- Alles wat niet in een vast patroon past
Zo gaat de tijd van het telesecretariaat naar de gesprekken waar een mens het verschil maakt, en komen de to-do's op één plek binnen, met naam, geboortedatum, reden en voorkeurarts erbij.
Buiten de openingsuren en voor dringende zorg verandert er niets. De huisartsenwachtpost blijft daarvoor het aanspreekpunt.
Hoor zelf hoe het klinkt.
Bel de demo-assistent van een fictieve huisartsenpraktijk, of plan een kennismaking van 15 minuten.